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Mentalidade de Sucesso

5 simples passos para trabalhar com máximo foco e eficiência – O Guia Definitivo

5 simples passos para trabalhar com máximo foco e eficiência – O Guia Definitivo

Sua vida profissional pode decolar. Seus projetos pessoais também. Sua vida inteira pode decolar.

Você gostaria de decolar rumo aos seus maiores sonhos? Claro que gostaria!

Para que isso aconteça uma coisa é absolutamente necessária: trabalhar. É provável você já faça isso todos os dias, mas é sempre possível melhorar.

Para decolar na vida é preciso trabalhar com máxima eficiência e não apenas trabalhar.

Mas o que é trabalhar com máxima eficiência? E como trabalhar assim?

Esse artigo será um guia simples, completo e confiável para fazer toda a sua vida decolar.

Passo a passo, iremos aprender em detalhes tudo o que você precisa saber para trabalhar como você jamais imaginou, e isso fará uma enorme diferença na sua carreira profissional e nos seus projetos pessoais.

Esse artigo foi escrito com um objetivo claro: transformar você em alguém mais produtivo imediatamente após você terminar a leitura.

Está inseguro em relação a promessa que estou fazendo? Deixe a desconfiança de lado, faça uma leitura atenta e coloque em prática o método que ensino em meus programas de coaching.

Continue lendo. Aqui estão os assuntos que abordaremos:

  • O verdadeiro significado de trabalhar com eficiência
  • Por que trabalhar demais é improdutivo?
  • Timebox, a peça fundamental do seu novo estilo de trabalho
  • Os 5 passos para você começar a trabalhar com máxima eficiência

O que significa, afinal, trabalhar com eficiência?

Trabalhar com eficiência consiste em concluir cada tarefa esforçando-se para não deixar “pontas soltas”. Consiste em trabalhar com ordem, zelo e concentração.

Ser eficiente no trabalho não significa ser perfeito nos mínimos detalhes, como muitas pessoas parecem acreditar.

São duas as principais razões para desejarmos a perfeição em nossas atividades:

  1. Preciosismo. O preciosismo é a dedicação desnecessária aos detalhes insignificantes ou de pouca importância. Esteja sempre atento ao tempo que você costuma perder com detalhes que dificilmente serão percebidos por outras pessoas.
  2. Vaidade. A perfeição humana é sempre relativa. Sempre teremos imperfeições e pontos de melhoria em uma tarefa ou projeto. Abandone a vaidade de “querer ser perfeito através da perfeição do seu trabalho” e siga adiante. Há muito trabalho a ser feito e a vaidade está roubando seu tempo.

Trabalhar com eficiência significa honrar a nossa fantástica capacidade de trabalho e alcançar resultados que estejam à altura das nossas habilidades e conhecimentos.

O preciosismo e a vaidade só atrapalham o nosso progresso e nos fazem realizar menos do que poderíamos.

Um trabalho bem acabado e feito com um empenho cuidadoso é suficiente. Você colherá grandes frutos se trabalhar com essa mentalidade.

Por que trabalhar demais é improdutivo?

Quando trabalhamos estamos usando dois recursos básicos:

  1. A nossa capacidade de foco
  2. Os recursos mentais necessários ao trabalho que temos em mãos

O que talvez você não tenha percebido é que, enquanto trabalhamos, nós estamos consumindo esses recursos.

Sim, a nossa capacidade de foco e os recursos mentais que usamos para trabalhar se gastam.

A capacidade de nos mantermos atentos ao trabalho – a capacidade de foco – está sendo consumida quando estamos focados numa atividade.

Do mesmo modo, os recursos mentais que usamos para raciocinar e solucionar problemas são como o combustível de um veículo e são usados quando estamos trabalhando.

Se esses recursos não forem renovados regularmente torna-se progressivamente mais difícil manter-se focado e concluir atividades.

O ponto em questão aqui é: trabalhar demais é improdutivo, por mais estranho que essa declaração possa parecer.

E como podemos renovar regularmente os recursos necessários ao trabalho?

Precisamos estabelecer pequenos intervalos que permitam a  renovação dos nossos recursos entre uma atividade e outra.

O descanso e as pausas entre as atividades são quase tão importantes quanto o próprio trabalho. Sem eles você estará sempre trabalhando “com o tanque vazio” e terá sérias dificuldades para manter-se focado e concluir tarefas.

Vamos aprender agora como fazer um uso simples e inteligente das pausas entre as atividades.

Aplicar a técnica que irei ensinar agora pode melhorar radicalmente os resultados do seu trabalho.

Timebox, a peça fundamental do seu novo estilo de trabalho

Um timebox (caixa de tempo, em inglês) é um período definido de tempo a ser usado para a execução de uma atividade. Trata-se de uma técnica de produtividade muito popular.

Ela tem dois objetivos principais:

  1. Evitar que deixemos o tempo de trabalho em uma tarefa correr livremente, combatendo assim o desperdício de tempo.
  2. Definir períodos de trabalho nos quais estaremos 100% focados na tarefa que temos em mãos.

Você já percebeu que é possível passar um dia inteiro – ou muitos dias! – trabalhando numa tarefa que poderia ser concluída em algumas horas ou minutos?

Podemos passar muito tempo aprimorando detalhes, corrigindo minúsculas imperfeições e incluindo coisas novas em uma atividade ou projeto.

Se nos dermos um tempo ilimitado para concluir uma tarefa, certamente seremos pegos na Lei de Parkinson, que tornou-se mundialmente conhecida após ser publicada na revista The Economist em 1955 e que diz:

O trabalho se expande de modo a preencher todo o tempo disponível para a sua realização. Cyril Northcote Parkinson

Esse é um problema muito comum e nós já falamos sobre ele: trata-se do velho desperdício de tempo por preciosismo ou vaidade.

O timebox é a ferramenta que nos fará evitar essa armadilha. Eis alguns exemplos de timeboxes para que possamos entender seu funcionamento na prática:

  • 15 x 5. Quinze minutos de trabalho 100% focado seguidos de 5 minutos de intervalo.
  • 25 x 5. Vinte e cinco minutos de trabalho 100% focado seguidos de 5 minutos de intervalo.
  • 45 x 10. Quarenta a cinco minutos de trabalho 100% focado seguidos de 10 minutos de intervalo.

A estrutura de um timebox, como você deve ter percebido, é Tempo de Foco x Intervalo e você está livre para definir os seus próprios timeboxes.

Defina timeboxes adequados ao tipo de tarefa que tem em mãos e aos seus estados de espírito, físico e mental. Darei um exemplo concreto adiante e isso ficará bastante claro.

Precisamos fazer duas observações importantes sobre os exemplos citados acima:

  1. A expressão “100% focado”. Um timebox sempre significa um período de trabalho intenso, concentrado e livre de toda e qualquer distração.
  2. Os períodos de intervalo. Já aprendemos que trabalhar sem intervalos pode ser bastante improdutivo. Sempre defina períodos de descanso entre a execução de um timebox e outro.

Os períodos de intervalo devem ser usados para atividades leves: um alongamento ou caminhada, uma ida ao banheiro, um copo d’água, um café, uma conversa relaxada etc.

Vejamos agora todos os conceitos e idéias vistos até aqui trabalhando juntos em um método prático de 5 passos muito bem estruturado.

Se algo não ficou muito claro até aqui eu peço que não se preocupe, pois as coisas ficarão totalmente claras agora. Vamos em frente!

Os 5 passos para trabalhar com máxima eficiência

Hora de aprender a trabalhar de maneira poderosa e fazer sua vida profissional e seus projetos pessoais decolarem!

Seguindo cuidadosamente as 5 etapas abaixo você estará pronto para elevar o seu trabalho à um novo patamar assim que terminar esta leitura.

Para ajudar você a consolidar essa nova forma de trabalhar, eu preparei um resumo desta estratégia para download. Você poderá baixá-lo no final da leitura.

Vamos ao nosso processo de 5 passos para revolucionar a sua forma de trabalhar. Esse é exatamente o método que eu uso e ensino meus clientes a usarem em meus programas de coaching.

1. Defina claramente a tarefa a ser executada

Um dos comportamentos improdutivos mais comuns entre nós é o péssimo hábito de pular de uma tarefa para outra sem terminar nenhuma delas.

Fazemos isso repetidas vezes e de maneira completamente arbitrária, sem sequer pensar sobre por que deveríamos abandonar uma tarefa incompleta e iniciar outra.

Basta que outra demanda nos seja apresentada – por um colega de trabalho, pelo nosso sistema pessoal de organização, pela nossa memória – e nós rapidamente saltamos para algo novo.

Sabe aquela sensação frustrante de não ter concluído nada após um dia cansativo de trabalho? Esse hábito é uma das razões para nos sentirmos assim.

O primeiro passo para trabalhar com eficiência é assumir o propósito firme de concluir as tarefas com as quais nos envolvemos.

Para que isso seja possível devemos aprender a decidir com firmeza.

Faça a si mesmo duas perguntas simples na próxima vez em que você estiver em seu ambiente de trabalho:

  1. Vou começar a trabalhar agora?
  2. Em qual tarefa irei trabalhar?

Defina com firmeza a tarefa a ser feita e faça o propósito firme de trabalhar nela até sua conclusão.

No caso de uma tarefa grande ou complexa demais para ser terminada de uma única vez, defina com clareza qual parte da tarefa deverá ser concluída agora.

É claro que existirão situações onde abandonar uma tarefa para iniciar outra será necessário – as conhecidas emergências –, mas evite abandonar uma tarefa com a qual você se comprometeu se isso não for extremamente necessário.

Resumo do primeiro passo:

  1. Defina com firmeza a tarefa (ou a parte da tarefa) na qual você irá trabalhar
  2. Comprometa-se a trabalhar nela até concluir o que precisa ser concluído

Vamos aos segundo passo!

2. Defina a relação Tempo de Foco x Intervalo (Timebox)

Aqui está outro grande erro cometido por aqueles que desejam colher grandes resultados com o seu trabalho: deixar o tempo correr livremente.

Esse é um erro clássico, mas a partir de hoje você estará livre dessa armadilha!

Depois de definir a “tarefa da vez”, o segundo passo é definir o timebox a ser usado para executar a tarefa escolhida.

Vou dar aqui o exemplo mais concreto que posso dar no momento: a escrita deste artigo que você está lendo agora.

O timebox definido por mim para a escrita dele foi de 25 x 5. Ou seja: 25 minutos de escrevendo – sem interrupções, 100% focado – seguidos de 5 minutos de intervalo para descanso.

Durante os intervalos costumo beber água, ir ao banheiro, fazer alongamentos rápidos ou simplesmente olhar pela janela.

Mas apenas definir o timebox a ser usado em uma tarefa não garante que ela seja concluída. Dois cuidados precisam ser tomados:

  1. O timebox precisa ser realista e justo. O tempo alocado para a tarefa não pode ser tão curto a ponto de comprometer a qualidade do trabalho e nem tão longo a ponto de permitir que você perca o foco durante a execução.
  2. O foco precisa ser total. A sua atenção e energia devem estar 100% dedicadas ao trabalho que você está realizando enquanto durar o tempo que você definiu para a tarefa.

Lembre-se também de levar em consideração a sua disposição para o trabalho naquele dia. Há dias de alta e de baixa energia produtiva e você precisa considerar isso.

Por exemplo: nos dias em que estou inspirado para escrever um novo artigo eu uso um timebox de 25 x 5, mas nos dias em que estou mais cansado ou “de saco cheio” eu posso usar um timebox de 15 x 5 ou mesmo de 10 x 5.

O grande segredo para bons resultados no trabalho é ser capaz de manter-se 100% focado na execução da atividade que foi definida anteriormente.

Use os timeboxes com inteligência e você alcançará bons resultados, mesmo que não esteja num dia bom.

Há muitas ferramentas de timebox disponíveis na internet, mas gostaria de recomendar para você o Moosti. Ela é simples, prática e útil.

Antes de continuarmos, uma pergunta: você está gostando da leitura? Então cadastre-se abaixo para receber os novos artigos do blog em primeira mão.

Vamos em frente. Hora de abrirmos caminho para um trabalho livre de interrupções.

3. Mantenha o celular fora do seu alcance

Se os dois erros descritos acima são relativamente sutis, esse é absurdamente comum, vulgar e grosseiro: usar o seu smartphone enquanto “trabalha”.

A cena é clássica: você tem uma tarefa em mãos e está o tempo todo se dispersando no WhatsApp, no Facebook, no Instagram, no Twitter etc.

Se quiser mais resultados das suas horas de trabalho, terá que abandonar esse hábito.

Não há muito a negociar aqui. Você certamente tem consciência total de que o uso desordenado que faz do seu smartphone enquanto “trabalha” te faz realizar muito menos do que poderia.

Vamos dar um jeito nisso em 3 passos simples:

  1. Desabilite Wi-Fi, 3G, 4G ou qualquer outra conexão com a internet
  2. Habilite o “modo silencioso” ou o “modo avião”
  3. Tire-o do seu alcance

Vamos eliminar qualquer possibilidade de usarmos o celular enquanto estivermos dentro do período de tempo (timebox) que definimos para trabalhar 100% focados em uma tarefa.

Desabilite a conexão com a internet, as notificações sonoras e coloque o celular dentro da sua gaveta, da sua bolsa, do seu guarda-roupa etc.

Em resumo: mantenha o celular longe de você para evitar aquele “comportamento automático” – aquele mau hábito – de pegar o telefone assim que qualquer oportunidade mínima aparece.

Depois de livrar-se do seu smartphone é hora de continuar a limpeza que irá abrir caminho para o trabalho ordenado e produtivo que fará sua vida profissional e projetos pessoais acontecerem.

4. Faça Log Out nas redes sociais e no seu e-mail e feche as abas do seu navegador

Hora de eliminar mais alguns sugadores de atenção e tempo.

O objetivo aqui é exatamente o mesmo que desejamos alcançar quando tiramos o celular do nosso alcance: abrir caminho para um trabalho 100% focado.

Três ações simples devem ser tomadas agora:

  1. Faça Log Out (Sair) em todas as redes sociais
  2. Faça Log Out (Sair) em seu e-mail
  3. Feche todas as abas do seu navegador cujos conteúdos não sejam necessários para a realização da tarefa que será iniciada

Resumindo: livre-se de todas as fontes de distração que tenham potencial para tirá-lo do estado de foco total no qual você deve mergulhar quando iniciar a execução de uma tarefa.

Agora que o caminho está livre é hora de fazer acontecer!

5. Ative o cronômetro e trabalhe com o caminho livre

A tarefa foi escolhida por uma decisão firme e o timebox a ser usado também. Ótimo!

O seu smartphone está silencioso e fora do seu alcance. Excelente!

O seu navegador agora está livre de todo excesso informação e de todas as possibilidades de distração: você saiu das redes sociais e fechou as abas que não tinham relação com a tarefa que você escolheu executar. Fantástico!

Agora aperte o botão do seu cronômetro e cumpra o compromisso de manter-se trabalhando na tarefa escolhida até o término do tempo acordado.

Ao término de cada período de trabalho 100% focado, faça bom uso do seu tempo de intervalo: levante-se, beba água, alongue-se, caminhe, converse um pouco etc.

Após o período de intervalo prepare-se para reiniciar todo o processo: identifique a próxima tarefa (ou etapa de uma tarefa que já foi iniciada) na qual irá trabalhar, defina um novo timebox, remova as fontes de distração e mergulhe de cabeça no trabalho.

Conclusão: Recapitulando os passos para trabalhar com eficiência

Pense comigo: quanto você poderia produzir se seguisse esse método de trabalho por um dia inteiro? Será que você conseguiria realizar mais do que está realizando atualmente? Aposto que sim.

E se você trabalhasse assim durante uma semana? E durante um mês? Que tal um ano inteiro?

E se esse fosse o seu método de trabalho permanente? Os resultados seriam absolutamente fantásticos, não seriam? Pense nisso.

Vamos relembrar os 5 passos para trabalhar com eficiência:

  1. Defina com clareza a tarefa a ser feita e faça o propósito firme de trabalhar nela até sua conclusão
  2. Defina o Timebox a ser usado para a execução da tarefa
  3. Mantenha o celular off e fora do seu alcance
  4. Faça Log Out (Sair) nas redes sociais e no seu e-mail e feche as abas do seu navegador cujos conteúdos não sejam necessários para a realização da tarefa
  5. Ative o cronômetro e trabalhe com o caminho livre e 100% focado

Para ajudar você a lembrar e consolidar todos os passos dessa nova forma de trabalhar, baixe o passo a passo a ser seguido por você já na sua próxima atividade.

A minha sugestão é que você o imprima e o mantenha visível em algum lugar no seu ambiente de trabalho, assim você poderá consultá-lo com frequência até que essa estratégia torne-se um hábito.

Para terminar eu tenho uma pergunta: você conhece alguém que poderia ser beneficiado por esse método de trabalho?

Então compartilhe esse artigo com ela usando os botões acima.

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Eu também gostaria muito de ouvir sua opinião e conversar sobre suas dúvidas. Deixe um comentário abaixo.

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Desejo o melhor para sua vida e estou aqui para ajudar você no que for preciso.

Um grande abraço e até breve.

André Valongueiro

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